Så skyddas data i Procava Portal
Procava Portal hanterar företagsuppgifter, dokument och avtal i en miljö som är avskild för varje kundbolag. Här beskriver vi var data lagras, hur åtkomst fungerar och vilka möjligheter ni har att få data exporterad eller raderad. Mer teknisk dokumentation finns för inloggade kunder i portalen.
Var data lagras och hur AI-stödet används
Kunddata i databas och dokument lagras i Microsoft Azure, i Microsofts datacenter i Gävle. Reservkopian av dokumenten ligger i Microsoft Azures svenska region Sweden South. När AI-stödet används behandlas avtalets innehåll via Microsofts AI-tjänster i Procavas egna Azure-resurser, inte i en publik konsumenttjänst. De svenska datakällor som används för företagskontroller får endast organisationsnummer.
Varje kundbolag har en egen miljö
Varje kundbolag är en egen, isolerad miljö i Procava Portal. Data hålls åtskild per bolag, och portalens funktioner och AI-stöd arbetar endast med det egna bolagets data. Isoleringen kontrolleras med automatiska tester vid varje ändring av portalen. En användare kan få åtkomst till flera bolag i en koncern, men behörigheten ges separat för respektive bolag.
Inloggning och behörighet
Ni loggar in med ert befintliga arbetskonto hos Microsoft Entra ID eller Google. Procava lagrar inga lösenord. Tvåstegsverifiering och övriga regler för kontot styrs av er organisation i den egna katalogen hos Microsoft eller Google. Bolaget kan begränsa vilka inloggningssätt som får användas och kräva inbjudan. Roller och modulåtkomst bestäms per användare, och ändringar av en användares roll eller status börjar gälla direkt.
Kryptering av trafik och lagrad data
All trafik till och från Procava Portal är krypterad med TLS. Webbläsaren tvingas att använda en krypterad anslutning genom HSTS. Även lagrad data är krypterad i vila, både i databasen och i dokumentlagringen. Krypteringen omfattar därmed såväl överföringen mellan webbläsaren och portalen som informationen som ligger lagrad i tjänsten.
Spårbarhet i inloggning och avtal
Lyckade och nekade inloggningar loggas. Varje avtal i modulen Avtal har dessutom en händelselogg som visar vem som gjorde vad och när. Händelseloggen är synlig för kunden och ger spårbarhet för ändringar i det enskilda avtalet. Ändringar av användarnas roller och status får omedelbar verkan, och alla användare loggas ut en gång per dygn.
Export och radering
En administratör kan själv exportera avtalslistan och leverantörsregistret som CSV. På begäran kan Procava också exportera hela bolagets data som ett strukturerat arkiv. Procava kan anonymisera en enskild användares personuppgifter eller radera hela kundkontots data på begäran och enligt dataskyddsförordningen. Export och radering av all data hanteras av Procava och är inte självbetjäning.
Dokumentation och säkerhetskopiering
Databasen säkerhetskopieras dagligen och kan återställas till en vald tidpunkt. Återställningsförfarandet har också övats i praktiken. Inloggade kunder hittar dokumentation om säkerhet och dataskydd under Inställningar i Procava Portal. Där finns säkerhetsöversikt, dataflödesbeskrivning, information om datalagring och dokumentation om de leverantörer som behandlar uppgifter för tjänsten.
Sidan länkar även till Procavas integritetspolicy.
Vanliga frågor
Frågor och svar
Var lagras kunddata i Procava Portal?
Databasen och dokumenten lagras i Microsoft Azure, i Microsofts datacenter i Gävle. Dokumentens reservkopia ligger i Microsoft Azures svenska region Sweden South. Procava.se är en separat publik webbplats inom EU och innehåller inte kunddata från Procava Portal.
Hur behandlas ett avtal när AI-stödet används?
För att AI-stödet ska kunna läsa ut uppgifter eller svara på frågor behandlas avtalets innehåll via Microsofts AI-tjänster i Procavas egna Azure-resurser. Behandlingen sker inte i en publik konsumenttjänst. AI-stödet och portalens övriga funktioner arbetar endast med det aktuella kundbolagets data.
Kan andra kunder komma åt vårt bolags data?
Nej. Varje kundbolag har en egen, isolerad miljö i Procava Portal. Data hålls åtskild per bolag, och funktionerna arbetar bara med data i den miljö som användaren har fått åtkomst till. Isoleringen kontrolleras genom automatiska tester vid varje ändring av portalen.
Hur fungerar inloggning och tvåstegsverifiering?
Inloggning sker med organisationens befintliga Microsoft Entra ID- eller Google-konto, och Procava lagrar inga lösenord. Er organisation styr tvåstegsverifiering i sin egen katalog hos Microsoft eller Google, och bolagets administratör sätter roller och modulåtkomst i Procava Portal. Bolaget kan dessutom begränsa vilka inloggningssätt som får användas och kräva att en användare är inbjuden.
Kan vi exportera eller radera våra uppgifter?
En administratör kan exportera avtalslistan och leverantörsregistret som CSV. Procava kan på begäran exportera all bolagsdata som ett strukturerat arkiv, anonymisera en användares personuppgifter eller radera kundkontots data enligt dataskyddsförordningen. Hanteringen av all data är inte en självbetjäningsfunktion.
Vilket säkerhetsunderlag kan vi få inför en IT-granskning?
Inloggade kunder hittar dokumentation om säkerhet och dataskydd under Inställningar i Procava Portal. Underlaget omfattar en säkerhetsöversikt, en dataflödesbeskrivning, information om datalagring och dokumentation om tjänstens leverantörer. För frågor om underlaget eller en pågående IT-granskning kan ni kontakta Procava.
Kom igång