Avtalsförvaltning
Förvalta avtal och bevaka frister
När ni laddar upp ett avtal läser AI:n ut parter, slutdatum, uppsägningstid och förlängningsvillkor till ett förslag som ni godkänner. Portalen räknar sedan fram fristerna och påminner de personer ni har valt. Ni kan också ställa frågor med hänvisning till avtalstexten och granska avtalet mot branschens standardavtal.
Det som behöver hållas samman
Ett avtal består av mer än ett dokument. För att kunna agera i tid behöver ni veta vilken version som gäller, vilka parterna är, vem som ansvarar för avtalet och när ett beslut om uppsägning eller förlängning behöver fattas. Uppgifterna behöver också gå att hitta utan att någon läser om hela avtalet varje gång en fråga uppstår.
| Uppgift | Hur den kommer in | Hur den används |
|---|---|---|
| Parter och kontaktpersoner | AI:n läser ut ett förslag som en person godkänner | Avtalet kopplas till rätt motpart och blir sökbart |
| Startdatum och slutdatum | AI:n läser ut datumen ur avtalet | Portalen visar avtalstiden och använder datumen i bevakningen |
| Uppsägningstid | AI:n läser ut villkoret, som godkänns av en person | Sista uppsägningsdag räknas fram |
| Förlängningsvillkor | AI:n läser ut period och villkor | Kommande förlängning och nästa frist kan bevakas |
| Ansvarig och mottagare | Ni väljer i portalen vem som ansvarar för avtalet och vilka som får påminnelser | Påminnelserna mejlas till de mottagare ni har valt |
| Viktiga villkor och var de står | AI:n läser ut villkoren med hänvisning till avtalstexten | Svaren går att kontrollera mot källan |
Från uppladdning till bevakning
Ni laddar upp avtalet och dess bilagor i Procava Portal. AI:n skiljer huvudavtal från bilagor och läser ut de uppgifter som behövs för registret och bevakningen. Resultatet visas som ett förslag. En person granskar och godkänner uppgifterna innan avtalet sparas.
När uppgifterna är godkända räknar portalen fram sista uppsägningsdag och ett tidigare utvärderingsdatum. Ni väljer vem som ansvarar för avtalet och vilka som ska få påminnelser. Om avtalet förlängs automatiskt flyttar portalen fram slutdatumet och noterar förnyelsen i avtalets historik.
Två sätt att använda avtalen
Register och bevakning. Avtalslistan samlar dokument, motparter, ansvariga och datum. Där ser ni vilka avtal som behöver granskas eller följas upp och får påminnelser före viktiga frister.
Frågor och granskning. Ni kan ställa frågor om ett avtal eller om hela avtalsbiblioteket. Svaren innehåller hänvisningar till de utdrag och filer som de bygger på. Funktionen Granska avtal jämför ett avtal med principerna i branschens standardavtal och pekar ut sådant som behöver kontrolleras närmare.
När arbetssättet passar
Arbetssättet passar företag inom bygg, anläggning och fastighet som har avtal i mejl, pärmar och olika mappar och vill införa en gemensam rutin för dokument, ansvar och frister. Modulen Avtal kan användas fristående. Har ni även modulen Leverantörer listar leverantörskortet motpartens avtal.
Läs mer om modulen Avtal eller kontakta Procava om ni vill gå igenom ert behov.
Modul
Avtal
Avtal
Avtalshantering för bygg och fastighet. AI:n läser ut parter, datum, uppsägningstid och villkor, portalen bevakar fristerna och svarar med källa.
Läs mer →Vanliga frågor
Frågor och svar
Vad är avtalsförvaltning?
Avtalsförvaltning är arbetet med att hålla ordning på avtal, ansvariga, villkor och viktiga datum under hela avtalstiden. Det omfattar bland annat att bevaka sista uppsägningsdag och förlängning, hitta rätt avtalsversion och se vem som ansvarar för nästa åtgärd.
Vilka avtal passar i modulen Avtal?
Modulen passar avtal som företaget behöver hitta, följa och återkomma till under avtalstiden. Avtalen kan bestå av ett huvudavtal och flera bilagor. PDF, även skannade dokument, Word, Excel, e-post och bilder kan laddas upp.
Hur fungerar AI-tolkningen när ett avtal laddas upp?
AI:n läser ut bland annat parter, start- och slutdatum, uppsägningstid, förlängningsvillkor, avtalsvärde, omfattning och viktiga villkor till ett förslag. En person granskar och godkänner förslaget innan uppgifterna sparas.
Hur fungerar bevakningen av uppsägningstider och förlängningar?
Portalen räknar fram sista uppsägningsdag ur avtalets slutdatum och uppsägningstid. Ett utvärderingsdatum läggs före, med en ledtid som kan ändras per avtal. Påminnelser skickas till de mottagare ni har valt och visas även i portalen.
Är Procava ett avtalssystem med e-signering?
Nej. Modulen Avtal används för att förvalta, bevaka och söka i avtal som redan finns. Själva undertecknandet sker utanför Procava Portal.
Kan vi skicka in nya avtal till portalen via e-post?
Nej. Avtal och bilagor laddas upp i Procava Portal. När avtalet finns i portalen kan ni ställa frågor om innehållet där eller via e-post.
Kan AI-stödet ge juridisk rådgivning?
Nej. AI-stödet läser, strukturerar och hänvisar till uppgifter i avtalet. Granska avtal jämför avtalet med principerna i branschens standardavtal, men ni kontrollerar resultatet mot avtalstexten och gör själva bedömningen.
Vad kostar modulen Avtal?
Priset följer det högsta antalet aktiva avtal under kalendermånaden. Nivåerna och villkoren står på prissidan.
Kom igång
Vilken modul passar er?
Vi går igenom behovet tillsammans och föreslår en uppsättning.