Kunskap
Vad innebär leverantörskontroll?
Leverantörskontroll är den samlade rutinen för att välja ut, kontrollera och följa upp de leverantörer och underentreprenörer ett företag anlitar. Det är inte en enskild kontroll, utan ett återkommande arbetssätt som pågår så länge samarbetet fortsätter.
En bolagskontroll är en av byggstenarna i leverantörskontrollen — den enskilda kontrollen av ett företag vid ett givet tillfälle. Leverantörskontroll är den bredare processen runt omkring: vilka leverantörer som ska kontrolleras, hur ofta, vad som ska kontrolleras, och hur resultatet dokumenteras och följs upp över tid.
En leverantörskontroll brukar omfatta flera delar. Innan ett samarbete inleds görs ofta en första kontroll av grunduppgifter, skatteregistrering och ekonomi. Under tiden samarbetet pågår behövs löpande uppföljning, eftersom en leverantörs status kan förändras — ett företag som var i ordning vid första kontrollen kan senare få betalningsanmärkningar eller förlora sin skatteregistrering. Och genom hela processen behöver det dokumenteras vad som har kontrollerats och när, så att rutinen kan visas upp vid en revision, eller om en beställare eller myndighet efterfrågar den.
I byggbranschen är rutinen särskilt viktig eftersom många projekt bygger på flera led av underentreprenörer. Kraven på leverantörskontroll kan komma både inifrån, som en del av företagets egna interna rutiner, och utifrån, från beställare, försäkringsgivare eller lagstiftning som rör exempelvis arbetsmiljö och skatteregler.
Utan en systematisk rutin riskerar leverantörskontrollen att bli sporadisk: gjord vid det första samarbetet men sedan aldrig upprepad, och utan samlad dokumentation av vad som faktiskt har kontrollerats. Det är en brist som kan bli synlig först vid en revision eller ett myndighetsbesök, när det är för sent att åtgärda den i efterhand.
Begreppet används inte bara om underentreprenörer i byggprojekt. Samma grundprincip — kontroll vid start, löpande uppföljning och dokumentation — gäller för leverantörer i de flesta branscher, även om vilka krav som ställs och hur ofta kontroller behöver göras skiljer sig åt beroende på verksamhet och avtalsrelation.
Procavas modul Leverantörer samlar leverantörer och kontaktpersoner på ett ställe och bevakar dem löpande, som stöd för en sådan rutin.
Kom igång
Vill ni veta mer om hur vi arbetar?
Kontakta oss, så svarar vi inom två till tre arbetsdagar.