Vad är SRM, och vad behöver ett byggbolag av det?

Vad SRM betyder

SRM är en förkortning av Supplier Relationship Management. På svenska handlar det om att styra och följa upp företagets leverantörsrelationer. Arbetet börjar före avtalet, när en leverantör kvalificeras och kontrolleras, och fortsätter under avtalstiden med uppföljning av ekonomi, krav, dokument, prestation och risker.

I svenska inköpsorganisationer används ofta mer konkreta ord, till exempel leverantörskontroll, leverantörsuppföljning och leverantörsstyrning. Orden bolagsdeklaration och seriositetskontroll förekommer också för vissa typer av företagskontroller. De beskriver delar av arbetet, medan SRM vanligtvis avser den samlade processen.

Vad ett SRM-system brukar omfatta

Ett SRM-system kan omfatta flera områden. Alla företag behöver inte samma stöd, men följande frågor ger en praktisk kravbild.

Område	Frågor som systemet behöver hjälpa till att besvara
Bolagskontroller	Är företaget registrerat på rätt sätt, har det F-skatt och momsregistrering och finns ekonomiska varningssignaler?
Löpande bevakning	Har något förändrats sedan den senaste kontrollen, och vem behöver få information om det?
Underentreprenörer	Vilka företag utför arbetet och vilka led behöver kontrolleras enligt företagets eller projektets krav?
Dokument och avtal	Var finns avtalen, försäkringsbevisen och övriga dokument, när löper de ut och vem ansvarar för dem?
Risker och avvikelser	Vad behöver utredas, vem ansvarar för åtgärden och hur dokumenteras beslutet?
Import, export och integration	Hur kommer befintliga uppgifter in i systemet och vilka uppgifter behöver föras vidare?

Systemet bör göra det lättare att upptäcka förändringar, prioritera åtgärder och dokumentera vad som har kontrollerats. Det ersätter inte företagets beslut om en leverantör är lämplig för ett visst uppdrag.

Vad ett medelstort byggbolag behöver först

Det är sällan nödvändigt att börja med hela den breda SRM-processen samtidigt. För ett medelstort byggbolag är följande ordning ofta praktisk:

1. Samla leverantörerna. Skapa ett gemensamt register med organisationsnummer, kontaktpersoner, kategori och ansvarig.
2. Kontrollera före avtal. Bestäm vilka bolagsuppgifter, skatteregistreringar, ekonomiska uppgifter, kollektivavtal och ID06-uppgifter som behöver kontrolleras för olika typer av leverantörer.
3. Bevaka förändringar. Välj vilka leverantörer som ska följas löpande och vilka händelser som ska leda till en åtgärd.
4. Ordna dokument och avtal. Samla avtalen, registrera viktiga villkor och bevaka uppsägningstider, förlängningar och andra datum.
5. Bestäm ansvar. Ange vem som granskar avvikelser, vem som fattar beslut och hur beslutet dokumenteras.
6. Koppla ihop system vid behov. När arbetssättet fungerar går det att bedöma vilka importer, exporter eller integrationer som faktiskt sparar tid.

Kravbilden bör anpassas efter leverantörens uppdrag och risk. Ett företag som utför personalintensivt arbete på en byggarbetsplats kan behöva andra kontroller än en återkommande materialleverantör.

Var Procava Portal passar in

Procava Portal ger inköpsfunktionen stöd för leverantörskontroll och avtalsförvaltning. I modulen Leverantörer samlar ni leverantörerna, kontrollerar dem och väljer vilka som ska bevakas. Modulen Bolagskontroll används för en kontroll av ett företag vid ett visst tillfälle. I modulen Avtal samlar ni avtalen, bevakar frister och ställer frågor om avtalsinnehållet.

Procava är därmed inriktat på arbetet hos inköp och andra centrala funktioner: register, kontroller, bevakning och avtal. Läs mer om leverantörskontroll, bolagskontroll och avtalsförvaltning.

Frågor att ta med till en demonstration

Be leverantören visa ett sammanhängande arbetsflöde med ett företag som ni känner till:

• Hur läggs en ny leverantör till och vilka uppgifter hämtas automatiskt?
• Vilka källor används och när uppdaterades uppgifterna senast?
• Hur får ni veta att något har förändrats?
• Hur visas, fördelas och följs en avvikelse upp?
• Hur sparas kontrollresultat och historik?
• Hur kopplas leverantören till avtal och dokument?
• Vad kan importeras och exporteras?
• Vilka delar ingår i priset och vilka kräver andra avtal eller datakällor?

Den viktigaste jämförelsen är inte antalet funktioner, utan om systemet stödjer det arbetssätt som företaget faktiskt tänker använda.